Ticari Profesyonel fotoğrafçılar, kendilerinden istenen servis ve siparişin düzenli ve sistematik bir şekilde gerçekleşmesini sağlarlarsa, müşterilerle yaşanabilecek gereksiz anlaşmazlıkların önüne geçerek, uzun vadeli, başarılı bir işbirliği geliştirebilirler. Bu işbirliği ve iş sürecinin doğru yönetilebilmesi için aşağıda açıklanan dört aşamalı sürecin öncelikli olarak benimsenmesi ve uygulanması gerekir.

• Maliyet tahmini içeren teklif hazırlama
• Sözleşme Akdi
• Sözleşme Yürütme
• Sözleşme Sonrası

Dört aşamalı süreç ve temel kurallar

Sözleşme başlatmanın ilk aşaması, yani fotoğrafçının bir başlangıç maliyet hesaplaması ve teklif sunması; müşterinin talebiyle başlar. Bu amaçla fotoğrafçı, olası üretim maliyetlerinin kaleme alındığı bir maliyet tahmini ve teklif hazırlamalıdır. Fotoğrafçı, olası maliyet tahmini ve teklifini hazırlamadan önce müşterisine doğru soruları sorarak; mümkünse fotoğraf ihtiyaçlarını, amacını ve hedeflerini tanımlamasını istemelidir.

1- Bağlayıcı olmayan maliyet tahmini | Teklif

Maliyet tahmini ve teklif her zaman bağlayıcılığı olmaksızın verilmelidir. Çünkü çoğu zaman tahmini maliyetler aşılır. Fotoğrafçı, tahmin edilen maliyetlerin aşılması durumunda yeniden değerlendirme ve müzakere yolunu açık tutmalıdır. Bağlayıcı bir maliyet tahmini sunulursa, maliyetlerin garanti edildiği, teklife bağlı kalma zorunluluğu gerektiren ve ekstraların faturalandırılamayacağı bir durumda kalınabilir.

Amaçlanan nihai fotoğraf, mümkün olduğunca kesin olarak tanımlanmalıdır. Fotoğrafçıdan çekim sırasında farklı konuları çekmesinin istenmesi sıklıkla görülen bir durumdur. Bu durumda ilave isteklerin, doğal olarak, mevcut siparişin ve maliyet tahmininin bir parçası olmadıkları ve mevcut çalışmaya ilave ücretlendirileceği mutlaka belirtilmelidir. İstenen fotoğraf baştan tanımlanmışsa ve daha sonra farklı fotoğraflar yapılacaksa, fotoğrafçı bu ek çalışmanın uygun şekilde ücretlendirilebilmesi seçeneğini açık tutmalıdır. Baştan tahmin edilmesi mümkün olmayan ve çalışma çerçevesinin net olmadığı durumlarda, çekilecek minimum ve maksimum fotoğraf sayısını tanımlamak mantıklı olabilir. Bu, daha sonra yeterli kadar fotoğrafın teslim edilip edilmediğine dair tartışmaları ortadan kaldırır.

İçerik açısından, maliyet tahmini mümkün olduğunca ayrıntılı olmalı ve müşterinin isteklerini tam olarak karşılamalıdır. Bu nedenle maliyet tahmini, teklifte mutlaka açıkça belirtilmesi gereken aşağıdaki noktaları içermelidir.

A- Yapılacak işin kullanım kapsamı ve lisanslama sınırları:

Müşteri tarafından amaçlanan kullanım şekli tam olarak tanımlanmalı ve fotoğrafların kullanımı mekan, zaman ve içerik açısından tam olarak tanımlanmalıdır. Her iki taraf için de; fotoğrafların nerede ve hangi ülkelerde/bölgelerde, ne kadar süreyle ve hangi mecralarda kullanılabileceği tam olarak belirtilmelidir. Verilen kullanım haklarının kapsamı hakkında yorum ve anlaşmazlık oluşmasına fırsat verilmemelidir.

Müşteri, fotoğrafları mutabık kalınan kullanım kapsamı dışında kullanamayacağını ve daha sonraki bir tarihte daha geniş kapsamlı kullanımlar planlıyorsa, ek lisanslama yoluyla fotoğrafçıdan onay alması ve ilave lisans bedelleri ödemesi gerektiğini bilmelidir.

B- Ücretler

Fotoğrafçı ücretleri, verilen kullanım haklarına ilişkin lisans ücretleri ve diğer tali maliyetlerin her biri ayrı ayrı gösterilmelidir.

B1- Fotoğrafçı kaşesi/ücreti: Günlük/saatlik ücretin, tahmini çalışma günü/saati sayısıyla çarpılmasıyla elde edilir. Kapsamlı seri üretim durumunda, örneğin sadece ürün fotoğraflarının üretimi, görüntü başına bir ücret de düşünülebilir.

B2- Kullanım lisans ücretleri: Lisans ücretleri çalışma bedelinden ayrıca hesaplanmalıdır. Çünkü müşteriye fotoğrafların kullanımının bir değeri olduğunu, bundan katma değer sağlanacağını ve daha yoğun kullanımlar için daha yüksek lisans bedelleri ödemesi gerektiğini açıkça gösterir. Fotoğrafçı buna dayanarak, takip eden kullanımları ve lisanslamayı gerekçelendirebilir ve faturalandırma yapabilir.

B3- Ek maliyetler: Seyahat masrafları, asistanlar, modeller, stilistler, makyözler, kiralık stüdyo, ışık, ekipman, dekorasyon, post prodüksiyon, fotoğrafların rötüşları, kiralık arabalar, yemek servisi vb. gibi diğer tüm değişkenler, ek maliyetlerin oluşturur. Bunlar mümkün olduğunca kesin olarak araştırılmalı ve tam olarak belirtilmelidir. Çünkü bu, kötü sürprizlerden ve maliyet tahmininin aşıldığı bir işten hem fotoğrafçıyı hem de müşteriye korur. Kesin olarak tahmin edilemeyen ek maliyetler “yaklaşık” olarak belirtilmelidir.

B4- Serbest çalışanlarla ilgili stopaj, SGK giderleri: Makyöz stilist vb. serbest meslek sahibi sanatçılarla çalışmayı gerektiren projelerde, bu sanatçılara ödenecek miktarlar üzerinden Stopaj Vergisi ve SGK ödemeleri oluşacaktır. Bu tip giderler, projeyi yürüten olarak, fotoğrafçının ödeme yükümlülüğündedir. Fotoğrafçı, bu ek masrafları müşterilerine yansıtmalıdır. Ancak bunlar mutlaka maliyet tahmininde belirtmelidir.

B5- Vergiler: Son olarak, tutarların toplamına yasal KDV ekleneceği ya da fiyata dahil olduğu belirtilmelidir.

Fotoğrafçı, üretim sırasında tahmini maliyetlerin önemli ölçüde aşılacağı ortaya çıkarsa, müşterisini bu konuda bilgilendirmeyi de ihmal etmemelidir.

C- Üçüncü Taraf Hakları

Fotoğraf çekerken, fotoğraflarınızın üçüncü taraf haklarından arınmış olduğundan emin olun. Oluşan veya oluşacak üçüncü taraf haklarından kimin sorumlu olduğu (fotoğrafçı veya müşteri) önceden sözleşmeye dayalı olarak kararlaştırılmalıdır. Fotoğrafların üçüncü şahıs haklarını ihlal etmediğini ispat yükümlülüğü fotoğrafçınındır. Bu nedenle, böyle bir güvence verebilmek için her şeyin dikkatlice kontrol edilmesi gerekir.

C1- Model Feragatleri | Model Sözleşmesi: İnsanların fotoğraflarını çekerken fotoğrafçı, haklarının ihlal edilmemesi için öncelikle fotoğrafını çektiği kişinin onayını alması gerekir. Model feragati ve model sözleşmesinin, fotoğrafçının fotoğrafları için müşterisine vaat ettiği kullanım kapsamının aynısını sağladığından emin olmak özellikle önemlidir.

C2- Mülkiyet Feragati | Sözleşmesi: Fotoğraflar üçüncü şahısların özel mülklerinde veya üçüncü şahıs binalarında çekilirse, mülk sahibi, kiracılar, işletme sahipleri vb. diğer yetkili kişilerden onay alınması gerekir. Burada gerçekten yetkili kişilere sorulduğundan emin olmak önemlidir. Örneğin, sadece inşaata nezaret eden ve ustaların şantiyeye girişine izin veren bir şantiye yöneticisi, rıza gösteremez, çünkü buna sadece müteahhit veya mülk sahibi karar verebilir.

C3- Görünme ihtimali olan markalar, tasarımlar: Fotoğrafın kompozisyonu sırasında kullanılacak süsleme ögeleri ve tasarım nesneleri veya markalar için telif oluşma ihtimali vardır. Burada da fotoğrafçı, tasvirlerinin üçüncü şahıs tasarım veya ticari marka haklarını ihlal edip etmediğinden emin olmalıdır.

C4- Telifler: Fotoğraflarda üçüncü şahıslara ait sanat eserleri, çizgi roman karakterleri veya diğer fantezi figürleri (bunlar telif hakkı korumasından yararlanabilirler) gösterilecekse, bunun üçüncü şahıs telif haklarını ihlal edip etmediği sorgulanmalıdır.

C5- Yeniden Yaratım, Taklit Sorumluluğu: Ajanslardan gelen detaylı brifinglerle de dikkatli olunması tavsiye edilir. Sanat yönetmenlerinin bir yerde ilginç bir fotoğraf/görsel görmeleri ve sonra görülen fotoğrafa/görsele çok yakın olan bir tasarım yapmaları sık görülür. Ajansın kesin talimatlarını takip etmek gerekiyorsa, ajans tarafından tasarlanan görüntü büyük ölçüde önceden üretilmiş olana benzeşen bir fotoğraf oluşturabilir. Bu nedenle, telif hakkıyla korunan bir eseri bilinçsizce yeniden yaratıyor olabilirsiniz. Bu, orijinal görüntünün yaratıcısının telif haklarını ihlal edebileceğinden tehlikelidir ve fotoğrafçının telif ihlalinden sorumlu tutulabileceği anlamına gelir. O yüzden, önceden üretilmiş olan görüntüyü yeniden yarattığından şüphelenirseniz, ajanstan veya müşteriden yazılı olarak sorumluluktan muafiyet talep etmelisiniz.

D- Sözleşme Şartları

Fotoğrafçı kendi şart ve koşullarını kullanıyorsa ve bunlar daha sonra sözleşmenin bir parçası haline gelirse; maliyet tahmininde mutlaka bunlara atıfta bulunmalı ve müşterisini bunlar hakkında bilgilenmesi gerekir. Ancak o zaman müşteri bu hüküm ve koşulları kabul edebilir. Hüküm ve koşulların, teklife ekli olarak maliyet tahminin eklenmesi gereklidir. Maliyet tahmininde, şart ve koşullarının geçerliliğine “arka sayfada basılmış” veya “ek olarak eklenmiştir” ifadesine açıkça yer verilmelidir.

İçerik açısından, “şartlar ve koşullar” terimi, çok sayıda sözleşme için standart olarak önceden formüle edilmiş ve fotoğrafçı ve müşteri arasında kurulacak sözleşme koşulları anlamına gelir. Şartlar ve koşullarda, fotoğrafçı, sözleşmenin ifası sırasında kendisi için önemli olan ve genellikle tekrar eden tüm hususları ve durumları yasal olarak düzenleyebilir. Şartlar ve koşullar bölümünde, önceden hazırlanmış olan; örneğin, siparişlerin süreci ve organizasyonu, lisansların süreleri, kullanım haklarının ve işleme haklarının devri vb. konular hakkında düzenlemeler yapılabilir.

2- Sözleşmenin imzalanması

Maliyet tahmininin sunulması veya talep edilmesi, fotoğrafçı ile müşteri arasında bir sözleşmenin akdedildiği anlamına gelmez. Teklif, maliyet tahmini müşteriye bildiren bir dökümandır ve müşteri teklifi kabul edip etmemeye ve yapılacak servisin siparişini vermeye karar vermesi içindir.

Müşteri ve fotoğrafçı arasındaki bir sözleşme, yapılacak işi ve koşullarını tanımlayan teklif kabul edildiğinde oluşur ve ayrıca imzalanır.

Müşterinin siparişi sözlü olarak, örneğin telefonla vermesi de çok sık karşılaşılan bir durumdur. Bu durumda, fotoğrafçı sözlü olarak verilen siparişi teyit eden ve fotoğrafçının işine, maliyet tahminine ve genel hüküm ve koşullara atıfta bulunan kısa bir mektup veya yazışma ile müşteriden yazılı onay vermesini istemelidir. Bunun avantajı, sözleşmenin akdedilmesinin herhangi bir zamanda kanıtlanabilmesidir.

Müşteri böyle bir onay mektubuna cevap vermiyorsa veya sessiz kalıyorsa; işin ifasında, kabulünde ve tesliminde ciddi sorunlar oluşabileceği bilinmelidir.

İkinci alternatif olarak, müşterinin maliyet tahminine yanıt olarak yazılı bir sipariş onayı göndermesi de söz konusu olabilir. Bu durumda sipariş onayındaki konuların teklif edilenlerle örtüştüğünden emin olmak için kontrol edilmelidir. Ancak o zaman etkili bir sözleşme ortaya çıkabilir. Aksi takdirde taraflar arasında yine potansiyel sorunlar oluşabilir demektir.

3- Tahsilat, Hakların Devri ve Hukuki Süreç

Fotoğrafçı, sözleşmede veya teklifin koşullar bölümünde, üretilecek fotoğraflar için belirlenen lisans sözleşmesi ve kullanım haklarının ancak faturanın tamamı ödendikten sonra müşteriye devreceğini belirtilmelidir. Bu ifade, fotoğrafçı ödemesini tahsil etmeden müşterinin fotoğrafları kullanmasını engeller ve parasının peşindeyken müşterinin fotoğrafları kullanmasını engeller.

Aksi takdirde fotoğrafçı ödeme peşinde koşmak zorunda kalabilir.

Ödeme süresi olarak “faturanın alınmasından 14 gün sonra ödenecek” gibi belirsiz ifadelerden kaçınılmalıdır. Çünkü, alıcının faturayı ne zaman alacağını tahmin etmek güçtür. Bunun yerine, ödeme vadesi olarak belirli bir tarih kullanılmalıdır. Belirlenen tarihte herhangi bir ödeme yapılmadıysa, müşteri otomatik olarak temerrüde düşecektir.

Müşterinin ödemesi geciktiğinde, fotoğrafçı yasal takibe başvurmadan ek bir hatırlatma göndermelidir. Bu, müşteriye ödemedeki gecikme veya eksikliğin nedenlerini belirtme fırsatı verir. Hatırlatma, fotoğrafçıyı acele edilmiş bir bir yasal işlemde müşterinin itirazlarından korur. Buna rağmen ödeme yapılmıyorsa tahsilat bir avukat görevlendirmek zorunluluktur. Bu durum fotoğrafçı için ilave avukat ve mahkeme giderlerinin de oluşması anlamına gelir.

4- İş Bitiminden Sonra

Sipariş tamamlanıp ve fotoğraflar kullanılmaya başlandıktan sonra, fotoğrafçı müşterinin üzerinde anlaşılan kullanımlara uyup uymadığını izlemelidir. Müşterinin genellikle kullanım ömrünü aştığı, fotoğrafları başka mecralar veya sözleşmede belirtilmeyen  şekillerde kullanması, sektörümüzde çok sık yaşanan durumlardır ve beklenmelidir.

Burada fotoğrafçı, kullanım fazlalığını ve lisans ihlalini müşteriye çekinmeden bildirmeli ve sözleşmede belirtilmiş lisans ücretlerini talep etmelidir. Müşteriler her durumda önceden üretilmiş ve hazır bulunan görüntüleri daha çok ve daha uzun süre kullanmak isterler. Fakat bunun için daha fazla ödeme yapmaktan kaçınırlar. Bu bilgisizlikten, sözleşme yapılmamasından veya sözleşmenin  yeterince incelenmemesi veya anlaşılmamasından kaynaklanabilir. Bu tür durumlara maruz kalmamak için müşterinin lisans kavramını iyi anlamasını sağlamak fotoğrafçının ilk işi olmalıdır.

Son Söz

Bir fotoğrafçı olarak yıllar içinde yukarıda önerdiğim şeyleri yapmadığım için çok büyük kayıplar yaşadım. Eğer bundan yirmi yıl önce bu şekilde davranmam gerektiğini bilseydim, şimdiki durumum çok farklı olurdu. Bu nedenle piyasa içinde edindiğim deneyimleri ve öğrendiklerimi, meslektaşlarımın ve aday fotoğrafçıların faydalanması için sitemde paylaşmaya karar verdim. Bu doküman da bunlardan ilki..

Bu rehber dökümanın işinize yarayacağını düşünüyorsanız bununla birlikte kullanacağınız diğer belgeleri, (sözleşme şablonları, teklif formatı*, lisans uygulama prensipleri, bütçe hesaplayıcıları, vb.) ve en önemlisi önerdiğim sistematiği hem sizin, hem de müşterinizin kavraması için işinize yarayacak yardımcı dökümanlar sayfanın altındadır. Meslektaşlarım ve meslektaş olmaya aday kişiler bu belgeleri bilgisayarlarına indirip kullanabilirler..

* Listenin en altıda bulunan Ticari Teklif Formatı, yakın geçmişte kurulmuş ama ne yazık ki; sonraları kapatılmak zorunda kalınan PRMF’nin (Profesyonel Reklam ve Moda Fotoğrafçıları Derneği) Türkiye’de ilk kez hazırladığı ve kullanımını önerdiği formattan yola çıkarak hazırladığım formattır. O dönemde PRMF oluşumunun içinde bu çalışmada emeği geçen kişilere bütün sektör teşekkürden çok fazlasını borçludur. 

Kalem, kelam ve selamla..

YARDIMCI DÖKÜMANLAR

1. Profesyonel Fotoğrafçılar İçin Sorunsuz İş Süreci Rehberi  |  Şu anda okuduğunuz yazı (Word belgesi)

2. Fotoğrafçı için Lisanslama Yöntemini Anlamak ve Kullanmak (Word belgesi)

3. Müşteriler için Telif Hakları ve Lisanslama Kavramını Anlamak (Word belgesi)

4. Ticari Fotoğraf Lisans Uygulama Prensipleri (Word belgesi)

5. Fotoğrafçılığı Fiyatlandırmak (Word belgesi)

6. Ticari Fotoğrafçı için Yıllık Bütçe Hesaplayıcı (Exel belgesi)

7. Teklif Öncesi Müşteriden İstenecek Temel Bilgiler Şablonu (Word belgesi)

8. Detaylı Ticari Teklif Formatı (Exel belgesi)

9. Özet Ticari Teklif Formatı (Exel belgesi)

10. Ticari Fotoğraf Lisans Sözleşmesi (Word belgesi)

11. Model Sözleşmesi Şablonu (Word belgesi)

12. Mülkiyet İzin Belgesi (Word belgesi)